Сеть магазинов бакалеи, 7 точек
Собственного склада и транспорта нет — продукцию подвозят дистрибьюторы, предварительно связываясь с руководством, чтобы выяснить, на какую именно точку отгрузить товар. Там где оплата наличкой, начальство даёт указания, базируясь на свежей выручке, чтобы дистрибьютор не приехал, когда в кассе пусто.
И вот подъехала крупная партия круп. Директор направил её в магазин с наиболее полной по отчётности кассой. Приходят, а там нет денег — накануне у дочери завмагазином случились преждевременные роды, с осложнениями и расходами на лекарства. Заведующая попросила в офисе ссудить ей на пару дней необходимую сумму и впопыхах забыла отметить это в эксельке.
Директор не был в курсе всей этой истории
А дистрибьютор не может ждать, пока с соседней точки подвезут ему денег — у него график. Везти крупы обратно не вариант, в магазине они почти закончились, а следующий выезд дистрибьютора в этот район только через неделю.
Что делать?
Сначала директор сказал финансисту всё, что думает о неучтённом факте использования денег из кассы. Потом сказал дистрибьютору всё, что думает об оплате наличкой. Затем поехал его искать среди пробок родного города. Поиск парковки, ругань, перегрузка товара, приезд на точку и удивительное зрелище: увесистый господин в дорогом костюме выгружает крупы из новенькой BYD.
Продавцы и покупатели в недоумении, директор после подработки грузчиком — в ближайшую аптеку мерять давление. Через неделю он по рекомендации одного из наших клиентов позвал нас внедрять учёт движения денежных средств.
Теперь все изменения баланса конкретной торговой точки, официальные и неофициальные типа вышеописанной ссуды, фиксируются в единой учётной системе, которая всегда под рукой как у бухгалтеров, так и у руководства. Всё просто и прозрачно, жаль только, что нервы уже не вернуть.
Подобные моменты хорошо предупреждать и внедрять учёт заранее, а не после каких-либо эксцессов.