Автоматизация управленческого учета: в чем польза для бизнеса
Управленческий учёт нужен для эффективного управления бизнесом. Задача не из простых, но интересная.
Жизнь руководителя можно облегчить, автоматизировав управленческий учёт. С другой стороны управленческий учёт в данном случае имеет более широкое применение.
В управленческом учёте сводится воедино анализ работы тех смежных отделов, деятельность которых можно выразить в денежном выражении. Это и анализ работы отдела продаж, и закупа, и логистики, управление персоналом, и производственного (для производственных предприятий)
Когда управленческий учёт отражает в себе денежные потоки всех подразделений и операций и даже предстоящих, это помогает принимать оптимальные для собственника бизнеса управленческие решения. Взаимосвязь между отделами настолько важна, что при смене одного элемента у одного из отделов, меняется в целом весь отчет.
Например, договоренности с поставщиками-импортерами ранее была предоплата за 10 дней до даты отгрузки товара, а стала постоплата в течение 60 дней после получения товара на складе покупателя.
Именно поэтому управленцам важна достоверная и понятная информация, а не быстрая и нарисованная.
Задачи управленческого учета
Управленческий учет даст руководству четкую и детальную информацию о деятельности компании. Позволит быстро адаптироваться к текущим обстоятельствам как по геополитическим событиям, так и локальным условиям. Это возможно благодаря специализированной системе сбора данных и методов их обработки. Автоматизация управленческого учета позволит оперативнее собрать данные, обработать их и интерпретировать.
Прежде чем автоматизировать управленческий учет, составьте список задач, которые предполагается решать с помощью управленческого учета.
Список основных задач, которые можно решить с помощью управленческого учёта:
- Управление прибылью,оптимизация затрат, повышение рентабельности- на базе управленческих отчётов
- Планирование деятельности компании, формирование стратегии управления основываясь на системе бюджетирования.
- Управление деньгами предприятия- система казначейства
- Надзор за производственными операциями, формированием себестоимости, соблюдения норм для производственных предприятий- система оперативного учёта.
- Для тех, кто перешел на МСФО, формирование отчетности по Международной системе финансовой отчетности- система международной отчетности.
Важно учитывать, что управленческий учет должен предоставлять информацию руководителям и собственникам для формирования эффективной стратегии управления и принятия бизнес-решений. Список того, что нужно отслеживать, будет зависеть от требований руководства к информации.
Перечень выгод от автоматизации управленческого учёта для бизнеса (в разрезе составляющих управленческого учёта)
| Составляющие управленческого учёта | Выгоды от автоматизации |
|---|---|
| Управленческая отчётность | Если использовать специализированные средства для формирования отчетности, можно повысить оперативность, точность, корректность и отказоустойчивость по сравнению с Excel. Автоматизированные системы управленческого учета позволяют консолидировать информацию из разных источников в одной базе. |
| Бюджетирование | Системы автоматизации бюджетирования позволяют формировать бюджеты в различных разрезах (по департаментам, по центрам финансовой отчетности), контролировать их корректность, проводить их согласование и утверждение. Проводить план-факторный анализ. |
| 3.Казначейство | Внедрение специализированных систем позволяет планировать денежный поток с необходимой детализацией, вносить оперативные изменения и существенно сократить риски кассовых разрывов. Для крупных компаний автоматизированные системы казначейства позволяют сформировать единый платежно-расчетный центр. |
| Международная отчетность (МСФО) | Автоматизированная система международного учета позволит сформировать единую методологию учета МСФО, план счетов МСФО, порядок формирования отчетности и корректировок МСФО. Это актуально для крупных налогоплательщиков и особого перечня предприятий (банки, страховые компании и др.)Детальнее об МСФО читайте в нашем блоге, в рубрикаторе МСФО |
| Оперативный (производственный учет) | Автоматизация сбора, обработки и анализа данных по себестоимости и другим затратам компании не только в денежном выражении, но в качественно-количественных характеристиках.Контроль за соблюдением норм и лимитов позволит выявлять хищения на предприятии либо предпринимать профилактические меры по недопущению воровства на производстве |
Что касается автоматизации управленческого учета в сегментах малого и среднего бизнеса, то можно определить четкую последовательность разработки методологии управленческого учета и его автоматизации. По мере роста компания проходит через три стадии постановки управленческого учета.
Наглядно прослеживается последовательность автоматизации управленческого учета в малом и среднем бизнесе в виде разработки методологии управленческого учета и его автоматизации.
По мере вашего роста вашего бизнеса существует три этапа внедрения управленческого учета.
1-й этап
Обычно управленческий учет начинается с диагностики имеющегося учёта, обсуждения с высшим руководством какой формы и содержания им нужны отчеты. Существует три основных и распространенных отчета: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, управленческий баланс.
Не путайте управленческие отчеты с бухгалтерскими отчетами. Они имеют совершенно другое назначение и могут принимать самые разные формы. Бухгалтерские отчеты содержат только финансовую информацию компании, тогда как управленческие отчеты содержат ровно то, что интересует высшее руководство и позволяет финансовому директору управлять деньгами, рисками и прибылью предприятия и они составляются гораздо чаще, чем бухгалтерские.
Совет 💡
Когда управленческий учет на предприятии не ведется, первый раз собрать отчёты оптимально сформировать в Excel или таблице Google. Это позволит вам быстро оценить преимущества ведения управленческого учета для вашей компании и получить общее представление о том, как эти преимущества могут выглядеть. В процессе составления отчётов вам будет понятно какие вводные от смежных отделов вам нужны, в какой форме лучше собирать отчеты. Все эти выводы лягут в основу ТЗ для программистов или выбора ПО. Также первые шаги в постановке управленческого учёта в табличном формате даст возможность сформулировать свои требования и пожелания к возможностям ПО, интерфейсу и прочим опциям.
2-й этап
Как только ваша компания автоматизирует необходимые отчеты, на их основе вы сможете планировать поступление и распределение ресурсов. С этим прекрасно справляется бюджетирование. Система бюджетирования является естественным продолжением и неотъемлемой частью автоматизированного управленческого учета на основе отчетности. Чтобы пройти этот этап, вам необходимо определиться с:
Финансовой структурой компании (FSC — The financial structure of the company)
Бюджетным процессом (бизнес-процесс подготовки и утверждения бюджета компании)
Ключевыми показателями эффективности и успеха
Совет 💡
Начать можно с составления бюджетов по сводным управленческим отчетам компании. Этот тип бюджетирования известен как «сверху вниз», при котором сначала планируются стратегические показатели компании, а затем формируются бюджеты. Однако подход «снизу вверх» может быть более точным. Бюджетирование может осуществляться на индивидуальном уровне и объединяться в бюджет для всей компании. Это требует серьезного изучения финансов конкретного отдела и его взаимодействия с другими отделами внутри компании.
3-й этап
Зафиксировать на предприятии лимиты и нормативы.
Далее, можно переходить к автоматизации казначейства.
Казначейская система является ключевым компонентом, и поэтому ее лучше всего автоматизировать после того, как методология бюджетирования будет разработана и внедрена. Такая последовательность позволит не только осуществлять оперативное и ситуативное управление капиталом, но и контролировать отсутствие кассовых разрывов на более длительный период.
Совет 💡
Формирование платежного календаря и прогнозирование денежных потоков можно производить практически сразу после составления списка статей денежных потоков.
Сервисы онлайн-банкинга обеспечивают интеграцию с банками и 1С-бухгалтерией. Вы можете использовать их для автоматического создания отчета о движении денежных средств, ввода запланированных платежей и предотвращения кассового разрыва.
Замечу, что в этой последовательности нет автоматизации оперативного учета. Эти системы обычно не называют управленческим учетом.
В то же время в ряде компаний, таких как производство или торговля, системы управленческого учета являются основными и не могут быть опущены, поскольку необходимы для эффективного управления деньгами. Например, системы оперативного учета, если таковые имеются, являются основным источником данных, используемых для управленческой отчетности.
Хотите, чтобы ваш бизнес поскорее увеличил прибыль, но бухгалтер бесконечно сводит бюджет и баланс, жалуется на отсутствие денег и каждый раз что-то новое объясняет? Менеджеры без контроля отлынивают, а вы сами испытываете постоянный стресс от надзора над персоналом и поиска решений накопившихся проблем?
Все эти заботы совершенно лишние в наше время, ведь вы можете автоматизировать управленческий учёт и свести всё в одну удобную программу.
⠀
Эксель, бумага — это долго и сложно. Картина должна быть на одном экране, с наглядными графиками и полной информацией по клику мышкой. Большинство операций и подсчётов программа делает сама, от ваших сотрудников потребуется лишь вовремя вносить требуемые цифры.
Без автоматизации:
⚠️ Вы не проверите, насколько добросовестно заполняют таблицы. Нужен постоянный контроль.
⚠️ Вам отчёт нужен сейчас, а приносят его завтра, потому что не успевают. Это раздражает.
⚠️ Когда потеряли тетрадку или сломался компьютер с главными табличками — вообще катастрофа.
⠀
С автоматизацией:
✅ Нужна любая информация — в тот же миг получаете.
✅ Достоверность контролирует машина по установленным вами правилам. Вас никто не обманет в аналитике.
✅ Даже когда ваши сотрудники кристально чисты, никто не застрахован от банальных арифметически ошибок. Никто, кроме программы с резервными копиями на зашифрованных хранилищах!
⠀
Баланс Плюс с удовольствием автоматизирует учёт для вас.
В зависимости от вашей специфики:
☑️ внедрим автоматический учёт с нуля
☑️ прокачаем учёт, который у вас уже есть
☑️ сведём несколько программ в одну
☑️ переведём учёт из бумаги в компьютер
☑️ обучим ваш персонал
⠀
Автоматизация управленческого учёта покажет скрытые проблемы на фирме. Вы не будете напрягаться, потому что информация запаздывает или не проверена. Управлять предприятием станет спокойнее и проще.
Хотите больше контроля и меньше риска?
Автоматизируем для вас управленческий учёт.
Зачем откладывать на завтра?
Оставьте заявку, блиц-консультация бесплатна. В рабочее время свяжемся в течении 60 минут.