На этом этапе необходимо организовать большое рабочее пространство для отображения процессов. Для этого подойдет стена, на которой развешены с помощью скотча листы бумаги, либо листы горфоркакртона, соединенные в «гармошку», наподобие ширмы.
На стене с левой стороны по вертикали размещаются голубые стикеры с названиями ролей, участвующих в процессе. Следует заметить, что роль и должность не одно и то же. Роль отражает содержание функций, выполняемых специалистом. Должность указывает место сотрудника в иерархии. Например,
генеральный директор зачастую выполняет в тех или иных процессах функции, не свойственные руководителю компании, например, он может выступать в роли менеджера продукта, когда принимает решения, касающиеся развития продуктов, цен и ассортимента.
На старте разобраться с ролями непросто
Поэтому можно сначала указать должности сотрудников, имеющих отношение к процессу, а затем, в ходе описания процесса вносить дополнения, выделять роли.
На желтых стикерах пишем действия, которые выполняет то или иное лицо.
Стрелками показываем переходы между действиями. Оранжевые стикеры используются для отображения условных переходов, когда ход процесса ветвится, в зависимости от определенных условий.
Зеленые стикеры размещаются в нижней части поля и показывают, какие документы порождаются или используется в тех или иных действиях. Таким образом, в ходе описания процесса отражается вся сопутствующая документация (как бумажная, так и цифровая).
В верхней части красные стикеры показывают, какие проблемы мы фиксируем на каждом этапе процесса. Так, двигаясь шаг за шагом по процессу, мы выявляем проблемные участки, которые препятствуют эффективному выполнению процесса.
Успех работы на этом этапе в решающей степени зависит от модератора
Он должен направлять ход дискуссии к достижению цели, стремясь при этом в полной мере раскрыть потенциал команды.
Для этого необходимо следовать приведенным ниже рекомендациям:
- Побуждать участников к действиям, задавая вопросы: с какого действия должен начинаться процесс? Каким должно быть следующее действие?
- Стремиться к тому, чтобы члены команды приходили к согласованным решениям, не допускать доминирования отдельных участников, обращаться персонально к тем, кто отмалчивается.
- Добиваться точности и наглядности в отражении схемы процесса, инициировать переработку схемы, если она становится запутанной и непонятной.
- Регулярно задавать вопросы: какие проблемы видят члены команды на обсуждаемом участке процесса, что здесь снижает эффективность, порождает излишние затраты времени и средств?
- Регулярно обращаться к команде, все ли согласны с ходом процесса, отображенным на схеме? Проводить обсуждение дискуссионных моментов.
Исключительно важно, чтобы в разработке схемы процесса участвовала вся команда. Каждый должен иметь возможность высказать свое мнение и быть услышанным.
Обсуждение процесса всегда вызывает большое оживление, вовлекает всех участников в коллективное творчество. Зачастую оказывается, что люди, работающие в одной организации, не до конца понимают, как в действительности происходит работа и, занимаясь этим делом уже не один год, имеют разное представление о процессе. Поэтому формирование единого видения процесса является ценнейшим результатом коллективной работы.
В дальнейшем разработанную схему процесса необходимо перенести на компьютер. Обычно это задача бизнес-аналитика или другого специалиста, владеющего инструментами описания процессов. Наиболее удобной формой отображения результатов коллективной работы является кросс-функциональная
диаграмма, которую еще называют «плавательными дорожками».
Меня часто спрашивают, а может сразу рисовать в компьютере?
Я категорически против этого. Здесь важна механика действий, позволяющая вовлечь в творческий
процесс весь коллектив: одни подписывают стикеры, другие их размещают на стене, третьи рисуют стрелки, остальные ведут оживленную дискуссию вокруг схемы.
Создается атмосфера сопричастности, единения команды в общем стремлении достичь согласованного видения того, как должна выполняться работа.
Этот рабочий процесс не менее важен, чем конечный результат в виде схемы процесса.
Продолжение следует….