Меню Закрыть

Седьмая серия. Организация проекта внедрения

Седьмая серия. Организация проекта внедрения

К этому этапу команда подходит с большим воодушевлением, на высоком уровне мотивации. Найденные решения окрыляют, становится понятно, как освободиться от проблем и построить продуктивную систему. Эту энергию необходимо немедленно преобразовать в действия. Поэтому проект внедрения запускается
прямо здесь и сейчас, на этой же сессии.


Участники сессии определяют руководителя и состав команды проекта.

Управление проектом организуется в стиле agile

Общими усилиями формируется пул задач:

  • Разработать регламент процесса на основании схемы, разработанной на сессии;
  • Утвердить регламент после согласования со всеми заинтересованными сторонами;
  • Разработать формы документов, используемых в процессе;
  • Разработать методические и обучающие материалы, инструкции для исполнителей;
  • Разработать методы измерения показателей процесса;
  • Внедрить процедуры измерения показателей и формирования отчетности;
  • Разработать техническое задание на автоматизацию процесса;
  • Внедрить программное обеспечение;
  • Провести обучение исполнителей процесса.

Это типичный набор задач по внедрению нового бизнес-процесса. Задачи разбиваются на такие блоки, которые можно выполнить за одну неделю.

blank

После обзора задач формируется план на ближайшую неделю. Каждый член команды берет одну из задач для выполнения. Карточки с описанием задач размещаются на мониторе проекта рядом с фамилиями членов команды.

Здесь же необходимо определить сроки проекта. Нужно стремиться к тому, чтобы они не превышали трех месяцев. Это время, в течение которого можно поддерживать высокий уровень давления «в котле» проекта и динамично продвигаться к результату. Если проект затягивается, давление падает, энтузиазм угасает. Важно, чтобы ощутимые, убедительные результаты, были получены в течение двух-трех месяцев.

Разумеется, не все задачи можно решить в такие сроки, поэтому пул задач делится на две части: 

  1. краткосрочные (на период до трех месяцев) и 
  2. долгосрочные (до года и более).

В число долгосрочных задач может войти комплексная автоматизация процесса, обеспечение его производительным оборудованием и тому подобное –все это можно предусмотреть в рамках следующего этапа. 

Однако необходимо так организовать проект, чтобы первоочередные изменения процесса были проведены в трехмесячный срок. Успех этого проекта станет наглядной демонстрацией результативности процессного подхода, зарядит энергией управленческую команду,даст импульс новым подобным проектам.

Итак, с этого дня проект запущен, значит им нужно управлять. Вот основные принципы управления такими проектами:

Команда проекта должна собираться ежедневно на 15 минут возле стены, где размещен пул задач и еженедельные планы. 

Совещание «на ногах», обсуждаются всего два вопроса: 

  1. какие возникли препятствия, и что мешает работать; 
  2. какая нужна помощь. 

Каждый коротко высказывается, если все в порядке, все разбежались. Если выявлены проблемы, руководитель проекта с ними работает.

Каждую неделю проводится обзор положение дел в проекте. 

Вопросы для обсуждения: 

  1. каковы результаты за неделю; 
  2. какие проблемы возникли; 
  3. какие новые задачи появились, какие изменения и дополнения нужно внести в пул проектов; 
  4. что нужно планировать на следующую неделю. На мониторе проекта отмечаем выполненные задачи, вносим изменения в план.
blank

Регулярно, не реже чем раз в неделю, руководитель проекта должен информировать генерального директора о ходе проекта. Руководителю компании необходимо «держать руку на пульсе» и обеспечивать поддержку проекта. Если что-то стопорится и возникают препятствия, он должен быть информирован и активно включаться, чтобы эти проблемы устранить. 

На таких встречах рассматриваются три вопроса

  1. какие результаты достигнуты на текущий момент; 
  2. какие отклонения от плана произошли; 
  3. какая нужна помощь для того, чтобы проект выполнялся без задержек.

Руководитель проекта должен встречаться с каждым членом команды не реже, чем раз в неделю, чтобы обсудить ход работы в проекте: какая конкретно часть работы выполнена, что предстоит сделать и как это будет делаться. Руководитель проекта должен убедиться, что сотрудник понимает задачу, понимает, как ее выполнять, и что он «заряжен» на достижение своей цели, его мотивация на высоком уровне.

Эти простые действия многократно повышают вероятность успеха проекта.

Оценка post