Если вы управляете компанией и желаете взять под контроль деятельность вашего финансового директора, то сделайте возможным вывод денежных средств исключительно после вашей подписи на квитанциях об оплате.
Платить приходится часто и много?
Тогда можно договориться с вашим банком о конкретной денежной границе, заключив договор об определенной сумме, в случае превышения которой документы необходимо будет заверять вашей подписью.
К сожалению, иногда в Узбекистане такие действия невозможны: управляющий предприятием не может ставить свою подпись в банковских картах, даже хотя бы просто по причине возможного обвинения в аффилированности. На эти случаи есть такие рекомендации:
Можно установить специальные программы, при помощи которых возможно управление деньгами на расстоянии. Нужно заранее понимать, что это будет занимать большое количество вашего времени.
Ваши программисты могут создать такую систему контроля над счетами предприятия, в которой платеж не может быть проведен без вашей подписи на квитанции о платеже. Самый простой вариант – если вы образуете отдельную структуру, которая не будет подчиняться финансовому директору и будет тщательно контролировать внутренний документооборот предприятия.
Если генеральный директор желает контролировать работу финансового отдела под управлением финансового директора, то нужно создавать либо отдел контроля, либо вводить должность специалиста, который возьмет на себя функции службы контроля. Естественно, как любой сотрудник предприятия, этот специалист потребует платы за свой труд. Но ведь и польза от такого специалиста будет заключаться в повышении эффективности всего предприятия.
Контроль финансовой службы и ее начальника
Приведем некоторые способы того, как можно проводить контроль работы финансовой службы и ее начальника, не затрачивая на это особо много времени:
Проверка исполнения бюджета финансовой службы
Финансовый отдел, равно как и другие отделы, располагает собственной казной. При проведении стандартного бюджетирования проверяются также и бюджеты каждого из отделов на предприятии.
Бюджеты всех отделов отчитываются перед финансовой службой, однако контроль своих собственных расходов проводить не очень легко. Лучше всего, если бюджет финансового отдела проверяет сам генеральный директор или сотрудники внутреннего контроля.
Проверка договорных условий по контрактам, которые ведут лично финансовый директор и его отделы
Прежде всего речь идет о соглашениях с банковскими, инвестиционными и другими финансовыми структурами. Переговоры с ними проводит сам финансовый директор. Если у вас нет перечня тех специальных условий по совершаемым договорам, которые необходимо включить в контракты или упомянуть при ведении переговоров (ставки за обслуживание, штрафные санкции, условия по предоставлению поручительства и пр.), то было бы не лишним создать подобный документ и письменно подтвердить ознакомление с ним всех сторон переговоров, предложив подписать его.
Тому, кто подписывает очередной контракт и отвечает за этот процесс, необходимо учитывать два важных момента:
- контракт должен приносить наибольшую прибыль предприятию;
- контракт должен работать в интересах предприятия и оформляться с учетом возможных судебных тяжб.
Важной задачей генерального директора является информирование своих сотрудников об этих правилах с требованием соблюдать их. Как показала практика, отлично работает и такой прием, как «лист согласований», когда заключение договора происходит только после выражения согласия на это отдельными подразделениями предприятия. Как правило, после такого процесса дополнительный контроль проводить не обязательно.
Аудиторские проверки
Во многих компаниях именно на финансовом директоре лежит ответственность за то, как ведется финансовый документооборот. Часто схемы финансового директора становятся основой для оптимизации налоговых выплат предприятия. Но иногда действия финансового директора могут привести к противоположному результату: предприятие может быть лишено налоговых послаблений по причине неверно оформленной сделки. Избежать таких неприятностей можно при помощи такого инструмента, как плановые проверки, проходящие под контролем генерального директора. Роль проверяющего также отлично подойдет службе внутреннего контроля, так как именно эта служба будет проинформирована обо всех нюансах и деталях сделок, заключаемых компанией. Приглашенные аудиторы могут за недостатком информации назвать сделки непрозрачными.
В любом случае контроль за финансовым отделом и качеством исполнения обязанностей финансовым директором поможет вам объективно оценить качество работы этого отдела и понять, необходимы ли корректировки.
Работа с персоналом финансовой службы
Для того чтобы обладать полноценной информацией о деятельности финансового отдела, вам необходимо будет нанять специального сотрудника для этой цели.
Этот сотрудник сможет своевременно информировать вас обо всех сложностях и возникающих проблемах в этом отделе. Для того чтобы такой сотрудник пользовался доверием и авторитетом, ему можно придать большей важности. Это могут быть следующие должности или посты:
- потенциальный новый финансовый директор компании;
- кандидат на должность нового руководителя финансового отдела предприятия; кандидат на более высокую должность;
- представитель генерального директора, имеющий к нему личный доступ.
Старайтесь избегать абсолютного доверия к такому сотруднику, помните, что человек может проявлять, в зависимости от обстоятельств и условий, очень разные черты своего характера.
Разделение полномочий внутри финансовой службы
Этот способ можно назвать профилактическим, так как он помогает понизить потребность в контроле и сделать его более простым, изменив соответственно структуру бизнеса.
Разделение полномочий внутри финансовой службы и обретение рядовыми менеджерами (руководителями отделов и подразделений) больших управленческих возможностей будут способствовать росту конкуренции и более сложным взаимоотношениям между сотрудниками отдела. Нездоровая конкуренция и борьба подразделений за влияние могут привести к замедлению темпов работы всего финансового отдела и, как следствие, понизить его эффективность.
Одним из главных преимуществ этого способа будет более ясная структура работы финансового отдела, а также появление дополнительных возможностей получения информации. Разделение полномочий также будет бороться с малоэффективными решениями. Стоить помнить о том, что в случае неверного применения этого способа вы рискуете тем, что отдел совсем перестанет принимать решения.
Проверки эффективности исполнения отдельных видов задач
Здесь речь идет о всевозможных проверках конкретных задач, не прописанных в плане. Самое важное, чтобы из-за этой меры контроля у финансового директора не возникло желание покинуть компанию. Постарайтесь, чтобы он понял, что такие способы контроля направлены исключительно на оптимизацию финансового отдела, они носят контролирующий, но не репрессивный характер и направлены, прежде всего, на создание информационной основы для принятия решений по управлению проектами в дальнейшем.