К этому этапу команда подходит с большим воодушевлением, на высоком уровне мотивации. Найденные решения окрыляют, становится понятно, как освободиться от проблем и построить продуктивную систему. Эту энергию необходимо немедленно преобразовать в действия. Поэтому проект внедрения запускается
прямо здесь и сейчас, на этой же сессии.
Участники сессии определяют руководителя и состав команды проекта.
Управление проектом организуется в стиле agile
Общими усилиями формируется пул задач:
- Разработать регламент процесса на основании схемы, разработанной на сессии;
- Утвердить регламент после согласования со всеми заинтересованными сторонами;
- Разработать формы документов, используемых в процессе;
- Разработать методические и обучающие материалы, инструкции для исполнителей;
- Разработать методы измерения показателей процесса;
- Внедрить процедуры измерения показателей и формирования отчетности;
- Разработать техническое задание на автоматизацию процесса;
- Внедрить программное обеспечение;
- Провести обучение исполнителей процесса.
Это типичный набор задач по внедрению нового бизнес-процесса. Задачи разбиваются на такие блоки, которые можно выполнить за одну неделю.
После обзора задач формируется план на ближайшую неделю. Каждый член команды берет одну из задач для выполнения. Карточки с описанием задач размещаются на мониторе проекта рядом с фамилиями членов команды.
Здесь же необходимо определить сроки проекта. Нужно стремиться к тому, чтобы они не превышали трех месяцев. Это время, в течение которого можно поддерживать высокий уровень давления «в котле» проекта и динамично продвигаться к результату. Если проект затягивается, давление падает, энтузиазм угасает. Важно, чтобы ощутимые, убедительные результаты, были получены в течение двух-трех месяцев.
Разумеется, не все задачи можно решить в такие сроки, поэтому пул задач делится на две части:
- краткосрочные (на период до трех месяцев) и
- долгосрочные (до года и более).
В число долгосрочных задач может войти комплексная автоматизация процесса, обеспечение его производительным оборудованием и тому подобное –все это можно предусмотреть в рамках следующего этапа.
Однако необходимо так организовать проект, чтобы первоочередные изменения процесса были проведены в трехмесячный срок. Успех этого проекта станет наглядной демонстрацией результативности процессного подхода, зарядит энергией управленческую команду,даст импульс новым подобным проектам.
Итак, с этого дня проект запущен, значит им нужно управлять. Вот основные принципы управления такими проектами:
Команда проекта должна собираться ежедневно на 15 минут возле стены, где размещен пул задач и еженедельные планы.
Совещание «на ногах», обсуждаются всего два вопроса:
- какие возникли препятствия, и что мешает работать;
- какая нужна помощь.
Каждый коротко высказывается, если все в порядке, все разбежались. Если выявлены проблемы, руководитель проекта с ними работает.
Каждую неделю проводится обзор положение дел в проекте.
Вопросы для обсуждения:
- каковы результаты за неделю;
- какие проблемы возникли;
- какие новые задачи появились, какие изменения и дополнения нужно внести в пул проектов;
- что нужно планировать на следующую неделю. На мониторе проекта отмечаем выполненные задачи, вносим изменения в план.
Регулярно, не реже чем раз в неделю, руководитель проекта должен информировать генерального директора о ходе проекта. Руководителю компании необходимо «держать руку на пульсе» и обеспечивать поддержку проекта. Если что-то стопорится и возникают препятствия, он должен быть информирован и активно включаться, чтобы эти проблемы устранить.
На таких встречах рассматриваются три вопроса
- какие результаты достигнуты на текущий момент;
- какие отклонения от плана произошли;
- какая нужна помощь для того, чтобы проект выполнялся без задержек.
Руководитель проекта должен встречаться с каждым членом команды не реже, чем раз в неделю, чтобы обсудить ход работы в проекте: какая конкретно часть работы выполнена, что предстоит сделать и как это будет делаться. Руководитель проекта должен убедиться, что сотрудник понимает задачу, понимает, как ее выполнять, и что он «заряжен» на достижение своей цели, его мотивация на высоком уровне.
Эти простые действия многократно повышают вероятность успеха проекта.