Некоторые топ-менеджеры считают, что процессный подход слишком общий, чтобы быть важным. Они предпочитают предоставить своим менеджерам среднего звена или даже сотрудникам отделов управления качеством описывать процессы и писать инструкции — у больших начальников есть дела поважнее, чем внедрять столь широкую концепцию!
Такие «руководители» явно не соответствуют своим должностям. Создание системы управления процессами (ключевое слово — «система») является подходящей задачей только для топ-менеджеров: ни один другой уровень в организации не может эффективно решить эту проблему. Поэтому участие руководителей высшего звена в сессии создает среду, в которой все они, а не какая-то часть, обладающая специальными знаниями, открыто общаются о том, как все работает и что необходимо сделать дальше для оптимизации производительности. Без них это мероприятие не имеет смысла.
Возможны два подхода к формированию состава участников
Один вариант — сосредоточиться исключительно на руководстве высшего звена, другой — привлечь руководителей среднего звена и даже рядовых сотрудников.
В первом случае идеальной будет группа примерно из десяти человек, во втором (где участников будет гораздо больше) достаточно 30-50. В крупных компаниях, где подобные занятия, возможно, не проводились ранее, лучше всего ограничить число участников примерно 100 или около того.
Для развития командной работы попросите топ-менеджеров сначала изучить эти методы в небольшой группе. Затем распространите этот опыт на своих подчиненных, начав с команды руководителей:
- Генеральный директор;
- Финансовый директор;
- Директор по персоналу;
- Директор по производству;
- Директор по логистике;
- Директор по продажам;
- Директор по маркетингу;
- Директор по информационным технологиям
Неважно, как называется должность менеджера, важно, что он или она несет ответственность за управление процессами на своем участке.
Цели сессии
В ходе сессии члены высшего руководства переходят от общего видения процессов компании к конкретному бизнес-процессу — тому, на стандартизации и улучшении которого они сосредоточены.
При этом у всех руководителей формируется единое видение по принципиальным вопросам:
- Из каких процессов состоит наша компания?
- Где находятся «слабые звенья»?
- Как описать процесс, подлежащий улучшению?
- Как организовать внедрение усовершенствованного процесса?
Команда не только учится во время сессии, она создает практический результат — новое видение того, как работает процесс, который больше не будет оставаться неизменным. Отныне этот процесс будет меняться ежедневно.
Сессия запускает программу организационных изменений, вооружая лидеров четким видением того, что необходимо сделать и как это должно быть достигнуто.
С этого момента процессный подход должен начать приносить практические результаты.
Подготовка к сессии
Для того чтобы сессия прошла успешно, участники должны быть заранее проинформированы о цели мероприятия, времени и месте его проведения. Они также должны ознакомиться с основными понятиями до начала занятий.
Попросите членов управленческой команды рассмотреть эти вопросы в качестве «домашнего задания»:
- Какие процессы находятся в сфере моей ответственности?
- Какой продукт производят эти процессы?
- Кто клиенты и поставщики этих процессов?
Мысли, перечисленные выше, могут создать настроение для вашей рабочей сессии. Важно выбрать подходящее место для сессии, которое отличается от вашего обычного рабочего места. Конференц-зал отеля или, еще лучше, загородный гостевой дом будут идеальным вариантом.
Если вы хотите извлечь максимум пользы из творческой сессии, важно сменить обстановку.
Для группы до 10 человек достаточно будет 50 квадратных метров.
Для большего количества людей может потребоваться 100-150 квадратных футов. Столы и стулья должны быть легкими, поскольку их придется неоднократно перемещать, чтобы учесть изменения в группировке людей или материалов.
Состав оборудования и реквизита:
§ Видеопроектор с экраном;
§ 3 флипчарта с комплектом бумаги;
§ 3 комплекта маркеров;
§ Пачка офисной бумаги А4;
§ Стикеры 5 разных цветов;
§ Скотч широкий; скотч узкий, отрывной;
§ Ножницы;
§ Листы гофрокартона 180х120 – 12 шт.
Презентация о процессно-ориентированном подходе, проводимая с помощью видеопроектора в начале каждого сеанса, объясняет пациентам основные понятия и принципы.
Чтобы сделать папку-аккордеон, начните со склеивания или склеивания скотчем нескольких листов гофрированного картона. На передней панели вы можете записывать свои технологические схемы и хранить различные заметки, которые могут пригодиться во время работы.
До начала сессии распределите роли в команде.
Три из них исключительно важны для продуктивной работы.
Это администратор, секретарь и фасилитатор.
Администратор готовит помещение, оборудование и реквизит. Перед началом сессии он или она информирует участников о том, где и когда она будет проходить. Во время самой сессии он следит за временем и предоставляет все необходимое для хорошей работы (например, напитки).
Секретарь
- до начала сессии рассылает участникам материалы, с которыми
необходимо ознакомиться; - в ходе сессии он фиксирует все результаты,
- ведет запись ключевых решений,
- делает фотоснимки схем и записей на флипчартах.
После записи заседания секретарь готовит письменный отчет с кратким изложением сказанного.
Фасилитатор организует работу команды в ходе сессии.
- Он ставит вопросы на обсуждение,
- предоставляет возможность каждому участнику выразить свое мнение,
- стимулирует активность «молчунов»,
- сдерживает слишком напористых членов команды.
Роль фасилитатора заключается в раскрытии потенциала команды, помогая ей вырабатывать коллективные решения и не навязывая при этом своего мнения. Это можно сделать с помощью определенных навыков, поэтому привлечение внешнего консультанта — не редкость, когда вы хотите добиться успеха в фасилитации.
Однако, «не боги горшки обжигают», на эту роль вполне может подойти кто-то из членов команды.
Основные качества хорошего кандидата на эту должность — умение слушать, задавать вопросы и собирать информацию из нескольких источников. Нежелательно, чтобы человек, занимающий эту должность, был владельцем или главой компании.
Лучше вcего, если первые лица организации займут место рядовых членов команды.
Перед началом работы нужно ознакомить участников сессии с правилами
коллективной работы:
1. Не выходить из помещения и не входить без разрешения фасилитатора.
2. Просить слова поднятием руки и говорить только с разрешения фасилитатора.
3. Выключить телефоны или поставить на бесшумный режим.
4. Не брать в руки и не открывать телефоны, планшеты, ноутбуки.
Вы можете изменить этот список в соответствии со своими потребностями. Например, вы можете включить в него карточки разных цветов, которые позволят участникам «сигнализировать» о своих намерениях, переворачивая их в процессе игры.
Поднимите зеленую карточку, чтобы выразить поддержку; поднимите красную, если вы не согласны. Используйте желтые карточки, чтобы напомнить выступающим, что их время истекло.
Окрашивание дискуссии оживляет ее и способствует большей вовлеченности участников. Отвлекающие факторы должны быть максимально устранены.
Телефоны могут отвлекать людей от текущих дел. Тот, кто болтает или отвечает по телефону во время совещаний, может навредить всей компании.
Важно в самом начале занятия четко дать понять, что вы не потерпите использования телефона, и при необходимости повторить этот вопрос во время вашего совместного времяпрепровождения.
Когда перед вами стоит стратегическая, высокоприоритетная задача — например, формирование системы управления процессами — вы должны сосредоточиться на ней и временно игнорировать все остальные аспекты своей работы.
Продолжение в последующих рассылках